Faktor-faktor yang Mempengaruhi Komunikasi yang Efektif

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Komunikasi yang Efektif

Terdapat faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran dan hambatan dalam berkomunikasi antara lain :

1.      Faktor Pengetahuan

Semakin luas pengetahuan yang dimiliki seseorang, maka ia semakin banyak perbendaharaan kata yang dapat memberikan dorongan bagi yang bersangkutan untuk berbicara lebih lancar.

1.      Faktor Pengalaman

Makin banyak pengalaman yang dimiliki seseorang, makin menyebabkan seseorang terbiasa menghadapi sesuatu. Orang yang sering menghadapi massa, sering berbicara di muka umum, akan lancar berbicara dalam keadaan apapun dan dengan siapapun.

1.      Faktor Intelegensi

Orang yang intelegensinya rendah, biasanya kurang lancer dalam berbicara, karena kurang memiliki kekayaan perbendaharaan kata dan bahasa yang baik. Cara berbicaranya terputus-putus, bahkan antara kata yang satu dengan kata lainnya tidak/kurang adanya relevansi.

1.      Faktor Kepribadian

Orang yang mempunyai sifat pemalu dan kurang pergaulan biasanya kurang lancar berbicara.

1.      Faktor Biologis

Kelumpuhan organ berbicara, dapat menimbulkan kelainan-kelainan, seperti:

a. Sulit mengatakan kata desis (lipsing) karena ada kelainan pada rahang, bibir, gigi.

b. Berbicara tidak jelas (sluring), yang disebakan oleh bibir sumbing, rahang, lidah tidak aktif.

c. Berbicara ragu-ragu, gagap yang disebabkan tidak biasa berbicara dengan orang banyak, sifat pemalu.

Sebuah riset menunjukkan bahwa dalam komunikasi verbal, khususnya pada saat presentasi, keberhasilan meyampaikan informasi 55% ditentukan oleh bahasa tubuh (body language), postur, isyarat dan kontak mata – 38% ditentukan oleh nda suara dan hanya 7% saja yang ditentukan oleh kata-kata (Mechribian dan Ferris seperti dikutip oleh Endang Lestari dan MA. Mailiki). Riset lain juga menunjukkan bahwa komunikasi akan lebih efektif apabila disampaikan secara bersamaan antara bahasa lisan dengan bahasa tulisan.

Agar komunikasi non verbal dapat dibangun dengan efektif, beberapa hal di bawah ini dapat menjadi pertimbangan :

1.      Cara berpakaian

Cara berpakian telah mengkomunikasikan siapa dan apa status seseorang, baik dalam pekerjaan sehari-hari maupun dalam waktu-waktu tertentu (rapat, kunjungan resmi/tidak resmi, pesta)

1.      Waktu

Dalam berkomunikasi hendaknya memanfaatkan waktu sebaik-baiknya

1.      Tempat

Dalam berkomunikasi hendaknya memperhitungkan tempat yang tepat untuk mencapai tujuan komunikasi kita.

Komunikasi didunia kerja yang sering dilakukan adalah komunikasi intern antara atasan dan bawahan, maupun dengan rekan sejawat. Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia), biasanya berbentuk pertanyaan, feedback, saran/usulan. Pentingnya komunikasi ke atas :

1.      Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan.

2.      Memberitahu penyelia kapan bawahan siap menerima informasi.

3.      Mendorong keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang menganggu mereka.

4.      Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan.

5.      Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahannya memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.

6.      Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka.

Sedangkan komunikasi kebawah merupakan informasi mengalir dari jabatan berotoritas tinggi ke otoritas lebih rendah. Informasi dari atasan ke bawahan biasanya berupa :

1.      Informasi tentang bagaimana melakukan pekerjaan.

2.      Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.

3.      Informasi tentang kebijakan dan praktik organisasi.

4.      Informasi tentang kinerja pegawai.

5.      Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission)