Hal-hal yang perlu diperhatikan dan dihindari dalam komunikasi melalui telepon

-

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam komunikasi melalui telepon

Adapun hal-hal yang terpenting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon di tempat kerja adalah sebagai berikut :
1.      Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali bordering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan.
2.      Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja.
3.      Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau telalu lama berbicara dengan si penelepon.
4.      Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan.
5.      Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya bicaralah dengan sikap yang menyenangkan.
6.      Berusalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.
7.      Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau telalu lambat.
8.      Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraannya. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, “saya harus berbicara dengan siapa ya?”.
9.      Apabila kita menelepon seseorang, kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa menggangu di sela-sela kesibukkannya.

10. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada       pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan, dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak.
1    11.   Catat poin pesan-pesan yang disampaikan.
1    12.  MIntalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah maaf jika membuat kesalahan sewaktu dalam pembicaraan telepon.
1     13.  Mengakhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan kata “terima kasih” (thank you) dan “kembali” (you are welcome), dan mengucapkan salam “selamat pagi” atau “selamat siang” ketika mengakhiri pembicaraan.
14.  Meletakkan gagang telepon dengan pelan

            c. Hal-hal yang harus dihindari dalam berkomunikasi melalui telepon
                        1.  Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab atau   belum         tahu siapa orang yang berbicara di telepon.
                        2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.
                        3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah sesuatu.
                        4. Berbicara terlalu banyak basa-basi.
                        5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
                        6. Berbicara dengan nada memerintah.
                        7. Penelepom dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan.
                        8. Penelepopn ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.
                        9. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

                         



Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Ciri ciri , prinsip prinsip dan syarat syarat etika profesi

-
Ciri-Ciri Profesi Secara umum ada beberapa ciri atau sifat yang selalu melekat pada profesi, yaitu : 1.                   Adanya pengetahuan khusus, yang biasanya keahlian dan keterampilan ini dimiliki berkat pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang bertahun-tahun. 2.                   Adanya kaidah dan standar moral yang sangat tinggi. Hal ini biasanya setiap pelaku profesi mendasarkan kegiatannya pada kode etik profesi. 3.                   Mengabdi pada kepentingan masyarakat, artinya setiap pelaksana profesi harus meletakkan kepentingan pribadi di bawah kepentingan masyarakat. 4.                   Ada izin khusus untuk menjalankan suat...
Read more

Tantangan dalam menjaga NKRI

-
Fenomena global masih mengetengahkan penguatan nilai nilai universal yakni demokrasi dan hak asasi manusia. Bersama dengan itu isu lingkungan hidup dan dampak pemanasan global memunculkan persoalan serius yang memerlukan respons secara internasional. Pemanasan global telah berdampak terhadap perubahan musim yang tidak menentu yang mengancam kehidupan manusia dalam bentuk ancaman kelaparan, wabah penyakit, dan bencana alam yang berptensi mengganggu stabilitas ekonomi dan keamanan. Peta keamanan global menempatkan terorisme menjadi ancaman global. Penggunaan kekuatan militer oleh suatu Negara ke wilayah Negara lain mengancam kedaulatan dan kehormata nsuatu Negara berdaulat.masalah perbatasan juga merupakan sumber utama potensi konflik antar Negara di kawasan asia pasifik, termasuk asia tenggara. Tantangan di lingkungan internal Indonesia adalah mengawal NKRI agar tetap utuh dan bersatu. Di sisi lain, ancamat terhadap kedaulatan masih berpotensi terutama yang berbentuk konflik perbatas...
Read more

Prinsip-Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja

-
Prinsip-Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja Mengingat pentingnya prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja maka perlu diketahui prinsip-prinsip dalam menyusun prosedur kerja, yaitu sebagai berikut. a. Prosedur kerja, tata kerja, dan sistim kerja, harus disusun dengan memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta luas, macam, dan sifat dan tugas atau pekerjaan. b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, serta unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya. c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya. d. Perlu didaftarkan secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara ...
Read more