Resume Sistem Kearsipan

1.      Devinisi Sistem Kearsipan

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu.

Jadi arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh semua lembaga baik negara ataupun swasta.

2.      Jenis-jenis Filling Sistem

Jenis-jenis arsip diantaranya adalah sebagai berikut :

1)      Arsip Dinamis

Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2)      Arsip Aktif

Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan administrasi.

3)      Arsip Inaktif

Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

4)      Arsip Statis

Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

5)      Arsip Duplikasi

Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.

3.      Sistem Wilayah

Pada penyimpanan sistem wilayah, pembagian wilayah merupakan dasar penetapan kode yang akan menjadi dasar penyimpanan arsip. Untuk surat-surat masuk, maka nama wilayah dari asal surat tersebut menjadi dasar pengelompokan surat, sedangkan untuk surat keluar, maka nama wilayah tujuan surat tersebut yang digunakan.

1)      Daftar klasifikasi wilayah dapat dibuat melalui beberapa macam, antara lain sebagai berikut.

a.       Menurut Nama Negara

Yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat berdasarkan pengelompokan wilayah berdasarkan nama negara. Contohnya, yaitu Asia (wilayah utama) selanjutnya Asia Tenggara  (sub wilayah) dan bagian bagian negaranya seperti Brunei (sub-sub wilayah), Indonesia, Malaysia.

b.      Menurut Pembagian Wilayah Administrasi Negara,

yakni daftar klasifikasi berdasarkan pengelompokan nama wilayah administrasi suatu negara. Berikut contontoh daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi negara. Contonya, yaitu Jawa Barat (provinsi) selanjutnya ke bagian kecilnya, yaitu Bandung (kota/kab.) dan bagian kecilnya lagi yaitu Depok Jaya (kecamatan), Pancoran Mas, Sukma Jaya.

c.       Menurut Wilayah Administrasi khusus

Yaitu daftar klasifikasi yang dibuat berdasarkan pengelompokan wilayah administrasi yang khusus untuk kepentingan suatu badan/instansi tertentu. Berikut daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi khusus untutu kepentingan suatu badan/instansi tertentu. Contohnya, yaitu wilayah 1 menenmpati pulau Sumatra dan memiliki bagian bagian provinsi seperti Medan, Padang, Palembang. Begitupun dengan wilayah-wilayah lainnya.

2)      Kelebihan Sistem Wilayah

a.       Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui.

b.      Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

3)      Kelemahan Sistem Wilayah

a.       Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.

b.      Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.

c.       Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang.