Komunikasi Bisnis yang Efektif

KOMUNIKASI BISNIS YANG EFEKTIF

a. Arti Komunikasi

Komunikasi adalah kunci keberhasilan berinteraksi dalam kehidupan dunia kerja. Bila komunikasi berjalan efektif, maka arus informasi dalam dunia kerja pun akan berjalan lancar, sehingga dapat mempercepat proses penyelesaian suatu pekerjaan. Sebaliknya, jika komunikasi terhambat, arus informasi pun tersendat, dan akibatnya tentu akan membuat suatu pekerjaan juga terlambat diselesaikan.

Dennis Murphy dalam bukunya Better Business Communication, sebagaimana dikutip oleh Drs. IG Wursanto (1994) dalam buku Etika Komunikasi Kantor mengatakan : “Communication is the whole process used to reach other minds” (Komunikasi adalah seluruh proses yang digunakan untuk mencapai pikiran-pikiran orang lain). Jadi komunikasi berarti pemberitahuan pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan. Dimana itu semua dalam upaya menyampaikan pesan, pendapat, perasaan, atau memberikan berita atau informasi kepada orang lain. Berita atau informasi itu dapat berupa perintah, saran, dan pendapat, baik dalam bentuk ucapan langsung maupun dalam bentuk tulisan, gambar, kode, atau lainnya yang berupa pengumuman, edaran, dan lain sebagainya.

Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi, antara lain :

                        Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

                        Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi.

                        Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh setiap insan manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk memperoleh kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang maksimal diantara kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara efektif, maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi dalam proses berkomunikasi itu sendiri.

            b. Tujuan Komunikasi Perubahan sikap [attitude change]

            Perubahan pendapat [opinion change]

            Perubahan perilaku [behaviour change]

            Perubahan sosial [social change]

             

Ada empat tujuan atau motif komunikasi yang perlu dikemukakan di sini. Motif atau tujuan ini tidak perlu dikemukakan secara sadar, juga tidak perlu mereka yang terlibat menyepakati tujuan komunikasi mereka. Tujuan dapat disadari ataupun tidak, dapat dikenali ataupun tidak. Keempat tujuan tersebut adalah :

1.      Mengenal diri

2        Untuk meyakinkan

3        Untuk bermain

c. Macam - Macam Komunikasi

Pada dasarnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lain karena manusia selain makhluk individu juga sekaligus makhluk social yang memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang dapat secara terampil berkomunikasi, oleh karena itu perlu dikenali berbagai cara penyampaian informasi.

1. Menurut cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi :

 a. Komunikasi Lisan

b. Komunikasi Tertulis

2        Komunikasi Menurut Kelangsungannya

Menurut Kelangsungannya, komunikasi dapat dibedakan menjadi :

a.       Komunikasi Langsung

b.      Komunikas Tidak Langsung

3        Komunikasi Menurut Prilaku

Komunikasi menurut prilaku dapat dibedakan menjadi :

a. Komunikasi Formal

b. Komunikasi Informal

c.       Komunikasi Nonformal

4        Komunikasi Menurut Maksud Komunikasi

Menurut maksud komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :

a. Berpidato

b. Memberi Ceramah

c. Memberi Prasaran

d. Wawancara

e. Memberi Perintah atau Tugas

Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi faktor penentu, demikian pula kemampuan komunikator tersebutlah yang memegang peranan keberhasilan proses komunikasinya.

5        Komunikasi Menurut Ruang Lingkup

Menurut Ruang Lingkupnya, komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :

a.       Komunikasi Internal

b.      . Komunikasi Eksternal

6        Komunikasi Menurut Aliran Informasi

Komunikasi menurut Aliran Informasi dapat dibedakan menjadi :

a. Komunikasi satu arah ( simplex ), komunikasi yang berlangsung satu pihak saja ( one way Communication ).

b. Komunikasi dua arah Komunikasi yang bersifat timbal balik ( two ways communication ).

c. Komunikasi ke atas, komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan.

d. Komunikasi ke bawah, komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.

e. Komunikasi kesamping, komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar.

7        Komunikasi Menurut Jaringan Kerja

Didalam sebuah organisasi atau perusahaan, komunikasi akan terlaksana menurut system yang ditetapkan dalam jaringan kerja. Komunikasi menurut

jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi :

a. Komunikasi jaringan kerja rantai, komunikasi terjadi menurut saluran hirarki organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

b. Komunikasi jaringan kerja lingkaran, komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran.

c. Komunikasi jaringan bintang, komunikasi ini terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilalui lebih pendek.

8        Komunikasi Menurut Peranan Individu

Dalam komunikasi ini, peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain :

a. Komunikasi antar individu dengan individu yang lain, komunikasi ini terlaksana baik secara nonformal maupun informal, yang jelas individu yang bertindak sebagai komunikator harus mampu mempengaruhi individu yang lain.

b. Komunikasi antar individu dengan lingkungan yang lebih luas, komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.

c. Komunikasi antar individu dengan dua kelompok atau lebih, komunikasi ini individu berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmonis.

9        Komunikasi Menurut Jumlah Yang Berkomunikasi

Komunikasi menurut Jumlah yang berkomunikasi, dapat dibedakan menjadi :

a. Komunikasi Perseorangan, komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga.

b. Komunikasi Kelompok, komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau grup tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok. Komunikasi ini lebih terbuka dibandingkan dengan komunikasi perseorangan.

2       Unsur-unsur Komunikasi

Untuk itu dalam proses komunikasi perlu memperhatikan unsur-unsur yang mutlak harus dipenuhi. Apabila salah satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi.Komunikasi meliputi 6 unsur, kemudian dikenal dengan formula 5 W + 1 H, yakni :

1.      Komunikator = who [communicator, source, sender]

2.      Pesan = says what [message]

3.      Komunikan = to whom [communicant, communicatee, reciever, recipient]

4.      Konteks = in what contexs

5.      Media = in which channel [channel, media]

6.      Efek [effect, impact, influence]

3       Bentuk-bentuk Komunikasi

Pesan atau berita yang disampaikan dalam berkomunikasi bisa dalam berkomunikasi bisa dalam berbagai bentuk. Dimana bentuk pesan ini akan mempengaruhi pilihan saluran/media yang cocok digunakan untuk menyampaikan berita tersebut. Ada tiga macam bentuk berita:

a. Berita yang bersifat Audible

b. Berita yang bersifat Visual

c. Berita yang bersifat Audio-Visual

4       Keterampilan Dasar Berkomunikasi

Untuk dapat mengembangkan kemampuan dalam berkomunikasi secara efektif, baik secara personal maupun professional paling tidak kita harus menguasai empat jenis keterampilan dasar dalam berkomunikasi, yaitu :

a. menulis,

b. membaca,

c. berbicara;

d. mendengar

Persentase penggunaan saluran komunikasi adalah sebagai berikut :

a. Menulis (writing): 9%

b. Mendengarkan (listening): 45%

c. Membaca (reading) : 16%

d. Berbicara (speaking) : 30%

5       Proses Komunikasi

Menurut Courtland L Bovee dan Jhon V. Thilt dalam Business Communication Today, proses komunikasi ( Comunication Process ) terdiri atas enam tahap, yaitu :

a. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.

b. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.

c. Pengirim menyampaikan pesan.

d. Penerima menerima pesan

e. Penerima menafsirkan pesan

f. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim